5 أدوات لاستغلال الوقت على الانترنت

في الحياة المهنية اليومية، يجهل الكثيرون الطرق الصحيحة لاستغلال الوقت على الانترنت ، حتى أفضل الموظفين يجدون أنفسهم مُلتهين من وقت لآخر، سواء بنشر الصور على Pinterest أو بتحديث حالاتهم على الفيسبوك أو بالقيام بعدة مهام مختلفة لدرجة تجعل أعمالهم التي يُفترض إنجازها في غضون سـاعة فقط، تستغرق ساعتين أو أكثر. مع مرور الوقت وتزايد عدد المواقع والخدمات الترفيهية المثيرة للانتباه، أصبح من السهل  استغراق عدة ساعات من يوم العمل في التنقل بين الصفحات المختلفة.

بالنظر إلى الجانب المقابل لهذه الملهيات، نجد العديد من الأدوات التي تقوم بأدوار مختلفة لتساعد كل مستخدميها على الحفاظ على تركيزهم. وفيما يلي، ستجد 5 أدوات لجعلك مهتما بإنجاز الأعمال المنوطة بك لتحقيق إنتاجية مهنية مرضية و لاستغلال الوقت على الانترنت خير استغلال.

• 1- أداة  لتتبع الوقت الذي تقضيه لإنجـاز كل مهمة :

قد تتساءل دائما عن الوقت الذي تقضيه في الرد على رسـائل بريدك الإلكتروني في العمل، وعن المدة التي سيستغرقها الانتهاء من إنجاز عرض ما، أو حتى عن السبب الذي يجعل ساعة الخروج مساءً من الدوام تداهمك قبل إتمامك  قائمة مهامك ذات الأولوية…هنا يأتي دور أداة Task Timer المتوفرة على متجر كروم على الويب، والتي ستساعدك على إدارة وقتك بشكل فعــال.

تسمح لك هذه الأداة بإنشاء قائمة المهام التي تحتاج إلى إنجازها وتترك لك خيار تخصيص الوقت لإكمال كل مهمة على حدة. عند ضغطك على زر “ابدأ”، يبدأ شريط التقدم في الاشتغال وبمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة يقوم بإرسال تنبيه لك، إذا أحسست أنك بحاجة إلى التوقف أو أخذ قسط من الراحة خلال إنجاز مهمة من مهامك، فبإمكانك إيقاف المؤقِّت إلى حين عودتك. من الميزات الرائعة لهذه الأداة، أنها تقدم لك ملخصا عن كيفية استغلالك لوقتك من خلال رسم بياني دائري.

من شـأن بعض الإضافات البسيطة أن تجعل الأداة أكثر فاعلية ؛ سيكون من المفيد لو يستمر شريط التقدم في الاشتغال حتى وإن جاوز الوقت المحدد لإنهاء العمل، فذلك كفيل بجعل المستخدمين على علم بالقدر المضبوط للوقت الذي يمضونه في القيام بمهمة معينة. كما أنها ستصبح أكثر نفعا إن تم دمجها مع مهام Google التي سيتم إضافتها قريبًا للأداة. إن كنت ممن يعانون من مشاكل في تنظيم الوقت، فتأكد من اطلاعك على دليل تعلم كيفية تنظيم وقتك.

• 2- أداة Asana لإدارة المهام المسندة إليك وكذا المسندة من طرفك :

يسمح التطبيق Asana بتتبع المهام التي أسندتها والمهام التي أُسنِدت إليك بسهولة فائقة من مكان واحد، كما يوفر لك إمكانية تحديد آخر الآجــال لإتمام الأعمال من طرف أشخاص معينين، و إلحاق ومشاركة الملفات وإضافة الملاحظات و عرض المهام التي يتوجب عليك إنجازها وتنظيمها حسب الأولوية، بالإضافة إلى إرســال التنبيهات بخصوص المهام اليومية التي لا تزال معلقة. هذه الأداة مجانية لأكثر من 30 عضوا، كما يمكن ترقيتها لتشمل مجموعات أكبر.

بالإضافة إلى وسيلة تتبع سير العمل – إلى جانب الملاحظات والبسيطة و الوسوم – المفيدة.

• 3- أداة Google Drive لتخزين ومشاركة المستندات بطريقة بسيطة :

يسمح لك Google Drive بتخزين البيانات وتحميل ومشاركة أي محتوى على جميع أجهزتك، ويُمكّنُك من مشاركة الملفـات مع زملاء العمل الذين بإمكانهم التعاون معك لإنجاز مشروع مـا؛ فبمجرد أن يتم تحميل أو إنشاء أو مشاركة مستند أو جدول بيانات معهم، يصبحون قادرين على الوصول إلى المحتوى والبدء في إجراء التعديلات الممكنة عليه، بالإضافة إلى كون تعديلاتهم تظهر بشكل آني. أداة Drive قد تكون موجهة بشكل خاص للأشخاص الذين يرغبون في مشاركة الملفات الكبيرة التي لا يمكنهم مشاركتها عبر البريد الإلكتروني.

الأداة لا تعتبر مجانية، إلا أنها تسمح لك بالحصول مبدئيا على مساحة 5GB مجانية ليكون لك الخيار لاحقا في الترقية إلى مساحة 25Gb. هذا لا يعتبر إشكالا بالنسبة للأشخاص الذين تمكنوا من العمل على هذه الأداة التي نالت إعجابهم، ولكن المشكل الوحيد الذي يتضمنه Google Drive يكمن في نوعية الملفات التي لا يمكن إجراء التعديلات عليها ؛ مستندات EXCEL وملفات PDF على وجه التحديد، لكن هنالك إمكانيات للتطور مستقبلا.

• 4- أداة SoundGecko التي توفر خدمة تحويل النص إلى الصوت لإتاحة إمكانية الاستماع إلى المقالات أثناء العمل :

إننا نمضي جزءًا كبيرا من وقتنا في قراءة المقالات الخاصة بالعمل والمشاركات المعروضة على المدونات التي على الرغم من كونها ذات صلة وثيقة بوظائفنا، إلا أنها تستهلك منا وقتا طويلا. لذا، فإن أداة SoundGecko قد جاءت لتحل هاته المسألة وتمكن أصحاب المهام المتعددة من استغلال خدمة تحويل النص إلى الصوت مع الاستمرار في إتمام أعمالهم الأخرى.

هذه الأداة تعتبر رائعة حتى خارج المكتب، حيث يمكنك استخدامها أثناء الركض أو السياقة أو خلال تنقلاتك اليومية في حالة تنزيل التطبيق الخاص بها على هاتفك الذكي .

هنـالك تحسينان من شأنهما جعل هذه الأداة أكثر فاعلية في حياة مستخدميها :

1. خيار تحديد النص الذي ترغب في قراءته، حيث أن الأداة حاليا تشمل تحويل النص بكل ما يحتويه من فقرات، حتى وإن كان بعضها غير مرتبط مباشرة بموضوع المقال.

2. إمكـانية الإصغاء إلى المقال من أيقونة الأداة بدلا من الاضطرار إلى فتح بريد الخدمة للحصول على الملف الصوتي.

 الأداة متوفرة كتطبيق للأجهزة الذكية، وكملحق لمتصفح جوجل كروم، الذي ضم عدة ملحقات مهمة لزيادة فاعليتك كذلك.

• 5- أداة Pulse لحفظ المقالات على الأجهزة المحمولة للتمكن من قراءتها لاحقًا :

مع مرور الأيام، يمكننا أن نراكم عشرات المقالات المحفوظة التي نرغب في قراءتها لاحقا، سواء في صفحة المفضلة أو التبويبات الخاصة بنا. أداة Pulse تساعد المستخدمين على تجميع وتخزين كل المقالات التي تريد قراءتها لاحقًا، ثم تتيح بعد ذلك الولوج إلى المحتوى عبر مختلف أجهزتهم حتى وإن كانت غير متصلة بالإنترنت ( لأن المحتوى قد تم تحميله مسبقا ). تتيح هذه الأداة تخزين المدونات المفضلة كذلك، ثم الولوج إليها فيما بعد ؛ لذا فهي ممتازة جدا للقراء على متن مختلف وسائل المواصلات وكذا للأشخاص الذين يعانون من مشكل الاتصال البطيء بالإنترنت.

واجهة التطبيق بدورها تعتبر عملية للغاية؛ فهي تُبقِ المدونات والمنشورات منظمة عموديًّا، في حين يمكن الوصول إلى المقالات والمشاركات عن طريق التمرير الأفقي.

الشيء الوحيد الذي يجب أن تنتبه إليه بخصوص تطبيق Pulse، هو أنك لست قادرا دوما على الوصول إلى إحدى المقالات دون الاتصال بالإنترنت بمجرد أنك قمت بوضعها على هذه الأداة، فإذا كنت ترغب في حفظ مقال بشكل صحيح للاطلاع عليه لاحقًا – عند التنقل أو غير متوفر على الإنترنت – فما عليك سوى التحقق من قائمة المقالات المحفوظة لديك عندما يكون الاتصال بالإنترنت متوفرا، وإلا لن تستطيع الولوج إلى أي محتوى.